Cómo gestionar bien tu tiempo

Sabemos que, a la hora de emprender, todos los minutos que robes al reloj son pocos. Y no debes olvidarte de descansar, así que te damos una serie de consejos para que sepas cómo gestionar bien tu tiempo. ¡Te cambiarán la vida (para bien)!

Cómo identificar los ladrones de tiempo y qué hacer para evitarlos

Existen varios tipos de “ladrones de tiempo” que disminuyen nuestro rendimiento y nos roban valiosos minutos, esos que podríamos estar dedicando a desarrollar nuestra idea. Si los conoces, te será más fácil identificarlos y evitarlos; te presentamos los más comunes:

1. Interrupciones. Más que habituales en cualquier jornada: llaman a la puerta para entregar un paquete, un familiar quiere comentarte algo, tienes que atender a tu mascota… Para disminuirlas o eliminarlas (en la medida de lo posible), programa, por ejemplo, la hora a la que deseas recibir los pedidos que hayas encargado. También resulta útil establecer un “horario familiar”: haz saber a quienes conviven contigo que, aunque te encuentres en casa, estás cumpliendo una jornada laboral.

2. Móvil. Es similar a las interrupciones, pero más peligroso. Echar un vistazo a las redes sociales, consultar las noticias o chatear por WhatsApp puede quitar mucho tiempo. La solución (aunque entendemos que no siempre se puede llevar a cabo) es desconectar o silenciar el smartphone (o ponerlo en modo avión) y dejarlo lejos del alcance de la mano para evitar tentaciones. Algo menos radical es quitar las notificaciones o marcarte un ”horario de concentración” con bloqueos en los dispositivos (opciones de no molestar en chats grupales, mensajes automáticos de respuesta, etc.).

3. Urgencias. Aprende a identificar si una situación es urgente de verdad o si puede esperar hasta que termines la tarea que estás llevando a cabo. Para ello, ponte límites y pónselos a tus compañeros de trabajo, estableciendo, por ejemplo, un código de prioridad con tres niveles:

   • Correo electrónico: poco urgente.

   • WhatsApp: nivel medio de urgencia.

   • Llamada telefónica: muy urgente. Aprieta el botón de pánico.

4. La última hora. Dejar cosas “para luego” (la famosa procrastinación) es más común de lo que crees. Bueno, somos humanos, es normal tratar de aplazar tareas, especialmente si no son de nuestro agrado. Intenta evitar la pereza; márcate las obligaciones más pesadas o arduas en el inicio de la jornada y ve pasando de lo más aburrido a lo entretenido.

Te interesa: Cómo estudiar, trabajar y completar el programa Explorer al mismo tiempo.

Cómo incorporar la técnica Eisenhower a tu rutina

Realiza una tabla como la diseñada por Eisenhower y empléala para definir tus niveles de urgencia:

URGENTE E IMPORTANTE

• Hazlo ahora: llamar a proveedores.

URGENTE Y NO IMPORTANTE

• Delega en alguien: planificar las redes sociales de la empresa.

NO URGENTE E IMPORTANTE

• Planifica cuándo: ir al gimnasio, leer un análisis sobre el estado de tu sector, etc.

NO URGENTE Y NO IMPORTANTE

• Elimínalo: ver un capítulo de tu serie favorita.

¿Cómo puedo organizar grandes tareas para gestionar bien el tiempo?

Si tienes una tarea que vas a tardar mucho en completar, lo más recomendable es seguir un planteamiento por sprints: divide ese cometido grande en otros más pequeños para que los plazos sean más manejables.

¿Qué métodos existen para gestionar con éxito las tareas y el tiempo?

Te vamos a contar algunos de los más famosos, pero existe una amplia variedad de ellos; investiga y escoge el que mejor se adapte a tu día a día.

• Scrum: consiste en aplicar de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar de forma colaborativa, en equipo. Se realizan entregas parciales y regulares de la tarea final, priorizadas según el beneficio que aportan al conjunto del proyecto.

• Diagrama de Gantt: esta herramienta tiene como objetivo representar, en un gráfico, el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un período total determinado.

• Técnica Pomodoro: creada por Francesco Cirillo, se basa en dividir el tiempo dedicado a una actividad en plazos de 25 minutos, llamados pomodoros. A cada pomodoro le sigue un período de descanso de cinco minutos, con una pausa más larga cada cuatro pomodoros. 

• Kanban: se trata de un método de gestión de proyectos que permite a los equipos visualizar sus flujos y carga de trabajo.

• Getting Things Done: este sistema de productividad y administración del tiempo ayuda a completar tareas y gestionarlas, así como a cumplir compromisos de forma eficiente, mediante un sistema de listas y calendarios que consta de cinco pasos (capturar, aclarar, organizar, revisar y hacer).

Foto de Glenn Carstens-Peters en Unsplash.