Como administrar bem o seu tempo

Como identificar os ladrões de tempo e o que fazer para evitá-los

Existem vários tipos de “ladrões de tempo” que reduzem nosso desempenho e roubam minutos valiosos, aqueles que poderíamos estar dedicando ao desenvolvimento da nossa ideia. Se você os conhece, será mais fácil identificá-los e evitá-los; te apresentamos os mais comuns:

1. Interrupções. Mais do que habituais em qualquer jornada: batem à porta para entregar uma encomenda, um familiar quer te dizer alguma coisa, tem que cuidar do seu animal de estimação… Para reduzi-los ou eliminá-los (na medida do possível) , programe, por exemplo, a hora a que pretende receber os pacotes que encomendou. Também é útil estabelecer um “horário familiar”: avise a quem mora com você que, mesmo estando em casa, você está cumprindo uma jornada de trabalho.
2. Celular. É semelhante às interrupções, só que mais perigoso. Dar uma olhada nas redes sociais, checar as novidades ou conversar pelo WhatsApp pode tomar muito tempo. A solução (embora entendamos que nem sempre pode ser realizada) é desconectar ou silenciar o smartphone (ou colocá-lo no modo avião) e deixá-lo fora de alcance para evitar tentações. Algo menos radical é remover as notificações ou definir um “horário de concentração” com bloqueios nos dispositivos (opções de não perturbe em chats grupais, mensagens de resposta automática, etc.).
3. Emergências. Aprenda a identificar se uma situação é realmente urgente ou se pode esperar até que você termine a tarefa que está realizando. Para isso, defina limites para você e seus colegas de trabalho, estabelecendo, por exemplo, um código de prioridade com três níveis:
   1. Correio eletrônico: pouco urgente.
   2. WhatsApp: nível médio de urgência.
   3. Chamada telefônica: muito urgente. Aperte o botão de pânico.
4. A última hora. Deixar as coisas “para depois” (a famosa procrastinação) é mais comum do que você pensa. Pois bem, somos humanos, é normal tentar adiar tarefas, principalmente se não forem do nosso agrado. Tente evitar a preguiça; marque as obrigações mais pesadas ou árduas para o início do dia e vá passando das mais chatas às mais divertidas.

Como incorporar a técnica de Eisenhower em sua rotina

Faça uma tabela como a desenhada por Eisenhower e use-a para definir seus níveis de urgência:

Como posso organizar grandes tarefas para administrar bem o tempo?

Se você tiver uma tarefa que levará muito tempo para ser concluída, é mais recomendável seguir uma abordagem por sprint: divida essa tarefa grande em tarefas menores para que os prazos sejam mais gerenciáveis.

Quais métodos existem para administrar tarefas e tempo com sucesso?

Vamos falar sobre alguns dos mais famosos, mas há uma grande variedade deles; investigue e escolha o que mais se adequa ao seu dia a dia.

• Scrum: consiste na aplicação regular de um conjunto de boas práticas para trabalhar de forma colaborativa, em equipe. São feitas entregas parciais e regulares da tarefa final, priorizadas de acordo com o benefício que trazem para o projeto como um todo.
• Diagrama de Gantt: o objetivo desta ferramenta é representar, em um gráfico, o tempo gasto em diferentes tarefas ou atividades ao longo de um período total determinado.
• Técnica Pomodoro: criada por Francesco Cirillo, baseia-se na divisão do tempo dedicado a uma atividade em períodos de 25 minutos, chamados de pomodoros. Cada pomodoro é seguido por um período de descanso de cinco minutos, com uma pausa mais longa a cada quatro pomodoros.
• Kanban: é um método de gestão de projetos que permite que as equipes visualizem seus fluxos e carga de trabalho.
• Getting Things Done: este sistema de produtividade e gestão do tempo ajuda-o a concluir e gerir tarefas, bem como cumprir compromissos de forma eficiente, através de um sistema de listas e calendários que consiste em cinco passos (capturar, esclarecer, organizar, rever e fazer).

Foto de Glenn Carstens-Peters en Unsplash.